E-Rechnungspflicht 2025: Das musst du als Freelancer wissen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Wir erklären, was das konkret bedeutet, ab wann du betroffen bist und wie du dich in wenigen Minuten vorbereitest.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die verpflichtende elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Eine „E-Rechnung“ im Sinne des Gesetzes ist dabei nicht einfach ein PDF per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931.
Ein klassisches PDF gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“. Strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung erfüllen die Anforderungen dagegen vollständig.
Die Fristen im Überblick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine einfache E-Mail-Adresse genügt für den Empfang. |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. |
| 1.1.2028 | Die Versandpflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze - unabhängig vom Umsatz. |
Wichtig für Freelancer: Das Empfangen ist seit 2025 bereits Pflicht. Beim Versenden gibt es bis Ende 2026 (bzw. 2027) Übergangsfristen - wer aber heute schon strukturiert verschickt, ist auf der sicheren Seite und spart sich später die Umstellung unter Zeitdruck.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Das schließt ausdrücklich ein:
- Freelancer und Selbstständige, die an andere Unternehmen fakturieren
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG - auch sie müssen E-Rechnungen empfangen können
- GbR, UG, GmbH und andere Gesellschaften
Welche Ausnahmen gibt es?
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) dürfen weiterhin als einfache Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG.
Was solltest du jetzt tun?
- Empfang sicherstellen: Richte eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen ein und nutze ein Tool, das ZUGFeRD/XRechnung lesen kann.
- Versand umstellen: Stelle deine Ausgangsrechnungen auf ein strukturiertes Format um - am einfachsten ZUGFeRD, weil es menschenlesbar und maschinenlesbar ist.
- Stammdaten prüfen: USt-IdNr., Steuernummer und vollständige Adressdaten gehören in jede E-Rechnung.
So hilft dir Fakturo: Jede mit Fakturo erstellte Rechnung ist automatisch eine gültige E-Rechnung im ZUGFeRD-Format (EN 16931) - als PDF mit eingebetteter XML. Für öffentliche Auftraggeber erzeugst du auf Wunsch XRechnung inklusive Leitweg-ID. Du musst dich um die technischen Details nicht kümmern.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung deines Einzelfalls wende dich bitte an deine Steuerberatung.
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