E-Rechnung empfangen und archivieren - so gelingt es 2025
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können - auch Freelancer und Kleinunternehmer. Wir zeigen, was „empfangen können“ konkret bedeutet, wie du ZUGFeRD und XRechnung lesbar machst und was die GoBD-Archivierung von dir verlangt.
Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025
Anders als bei der Ausstellung gibt es beim Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfristen und keine Ausnahme für Kleinunternehmer: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Das betrifft Kleinunternehmer genauso wie Freelancer, GbRs und GmbHs.
Der Hintergrund: Wenn ab 2027/2028 immer mehr Unternehmen zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet sind, muss die Gegenseite sie auch annehmen können. Deshalb wurde die Empfangspflicht bewusst vorgezogen.
Was „empfangen können“ konkret heißt
Der Gesetzgeber stellt geringe technische Anforderungen an den reinen Empfangsweg: Ein E-Mail-Postfach genügt. Damit ist die Pflicht formal erfüllt - praktisch aber erst der Anfang. Denn eine E-Rechnung ist kein hübsch formatiertes PDF, sondern enthält strukturierte Daten (XML). Du musst sie also:
- öffnen und lesen können (Beträge, Steuersätze, Positionen),
- sachlich und rechnerisch prüfen können, bevor du zahlst,
- im Original archivieren können.
ZUGFeRD und XRechnung lesbar machen
In Deutschland kommen dir vor allem zwei Formate entgegen:
- ZUGFeRD - ein hybrides PDF mit eingebettetem XML. Das PDF kannst du wie gewohnt ansehen; das XML steckt als Anhang darin. Wie du es ausliest, zeigt unsere Anleitung zum Öffnen von ZUGFeRD-Rechnungen.
- XRechnung - reines XML ohne Sichtbild. Ohne Viewer siehst du nur Code; ein E-Rechnungs-Reader bereitet die Felder übersichtlich auf.
Was ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X und die Norm EN 16931 genau unterscheidet, erklären wir in ZUGFeRD erklärt.
GoBD-konform archivieren: die 10-Jahres-Regel
Für E-Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsgrundsätze wie für andere Rechnungen - mit einer digitalen Besonderheit: Der strukturierte Teil (das XML) ist das Original und muss erhalten bleiben. Konkret bedeutet das:
| Anforderung | Was zu beachten ist |
|---|---|
| Frist | Zehn Jahre ab Ende des Rechnungsjahres. |
| Format | Im Originalformat inklusive XML - kein reiner Ausdruck. |
| Unveränderbarkeit | Die Datei darf nachträglich nicht verändert werden können (GoBD). |
| Auffindbarkeit | Jede Rechnung muss maschinell auswertbar und schnell auffindbar sein. |
So hilft dir Fakturo: Lade eingehende Rechnungen einfach hoch oder leite sie an deine Fakturo-Adresse weiter. Fakturo erkennt das ZUGFeRD-/XRechnung-Format automatisch, liest die Rechnungsdaten aus und legt jede Eingangsrechnung revisionssicher ab - inklusive Originaldatei. So erfüllst du Empfangs- und Aufbewahrungspflicht an einem Ort, statt PDFs in Ordnern zu verlieren.
Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen
Für den reinen Empfang ja - der Gesetzgeber nennt ein E-Mail-Postfach als ausreichenden Empfangsweg. Damit endet die Pflicht aber nicht: Du musst die E-Rechnung anschließend lesen, sachlich prüfen und im Originalformat GoBD-konform zehn Jahre aufbewahren.
Ja. Schickt dir ein Geschäftskunde ab 2025 eine E-Rechnung, gilt sie als ordnungsgemäß zugestellt. Ob du sie technisch verarbeiten kannst, ist dein Problem - deshalb solltest du rechtzeitig ein Tool haben, das ZUGFeRD und XRechnung lesbar macht.
Rechnungen unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Eine E-Rechnung musst du im strukturierten Originalformat (das XML) unveränderbar und maschinell auswertbar speichern. Ein reiner Papierausdruck genügt nicht.
Nein. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das eingebettete XML der rechtlich maßgebliche Teil. Du musst die Datei im Original mit XML aufbewahren; das PDF allein reicht nicht aus.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung deines Einzelfalls wende dich bitte an deine Steuerberatung.
Bereit für gesetzeskonforme E-Rechnungen?
Erstelle ZUGFeRD- und XRechnung-konforme Rechnungen in unter einer Minute - kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
Kostenlos starten