ZUGFeRD-Rechnung öffnen und XML auslesen - Schritt für Schritt
Du hast eine ZUGFeRD-Rechnung bekommen und willst an die strukturierten Daten? Das PDF liest du wie gewohnt - das eingebettete XML holst du mit wenigen Klicks heraus. Wir zeigen dir drei Wege, vom Acrobat Reader bis zum Online-Viewer.
Warum eine ZUGFeRD-Rechnung „zwei Rechnungen“ enthält
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format: ein ganz normales PDF/A-3 für Menschen, mit einer eingebetteten XML-Datei für Maschinen. Beide enthalten dieselben Rechnungsdaten. Deshalb kannst du die Rechnung ansehen wie jedes PDF - und bei Bedarf die strukturierten Daten aus dem XML herausziehen, etwa für die Buchhaltung.
Weg 1: Mit Adobe Acrobat Reader (kostenlos)
- Öffne die ZUGFeRD-Rechnung im Adobe Acrobat Reader.
- Blende die Anlagen ein: über das Büroklammer-Symbol in der linken Seitenleiste, oder über „Ansicht → Ein-/Ausblenden → Navigationsfenster → Anlagen“.
- Dort siehst du eine eingebettete Datei - typischerweise factur-x.xml, ZUGFeRD-invoice.xml oder xrechnung.xml.
- Per Doppelklick öffnest oder speicherst du das XML.
Tipp: Fehlt das Büroklammer-Symbol, sind entweder keine Anhänge vorhanden - dann ist es vermutlich ein einfaches PDF ohne ZUGFeRD-Daten - oder dein Reader blendet die Anlagenspalte aus. Ein anderer PDF-Betrachter zeigt Anhänge teils gar nicht an; nutze im Zweifel Acrobat Reader oder einen Viewer.
Weg 2: Online-ZUGFeRD-Viewer
Es gibt kostenlose Online-Viewer, bei denen du die Datei hochlädst und die Rechnung sofort aufbereitet siehst - Rechnungskopf, Lieferant und Kunde, Positionen, Steueraufschlüsselung und Summen. Praktisch für einen schnellen Blick, ohne etwas zu installieren.
Datenschutz-Hinweis: Bei einem Online-Viewer lädst du echte Rechnungsdaten auf einen fremden Server. Für sensible Belege ist eine lokale Lösung oder eine Software mit Serverstandort in Deutschland die sicherere Wahl.
Weg 3: Automatisch mit einer E-Rechnungs-Software
Wer regelmäßig Rechnungen empfängt, will nicht jedes XML von Hand extrahieren. Eine E-Rechnungs-Software liest das eingebettete XML automatisch aus, zeigt die Felder übersichtlich an und legt die Rechnung gleich richtig ab. Das spart Zeit und erfüllt zugleich die Empfangs- und Aufbewahrungspflicht.
So hilft dir Fakturo: Lade eine ZUGFeRD- oder XRechnung in Fakturo hoch - die enthaltenen Daten werden automatisch erkannt, die Rechnung übersichtlich dargestellt und revisionssicher archiviert. Du musst das XML nie von Hand aus dem PDF fischen.
Häufige Fragen zum Öffnen von E-Rechnungen
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein normales PDF - du öffnest sie mit jedem PDF-Betrachter. Die maschinenlesbaren Daten stecken als eingebettete XML-Datei darin. Im Adobe Acrobat Reader findest du sie über das Büroklammer-Symbol (Anlagen); dort liegt eine Datei wie factur-x.xml oder ZUGFeRD-invoice.xml.
Das XML ist als Dateianhang im PDF eingebettet. Im Adobe Acrobat Reader blendest du über „Ansicht > Ein-/Ausblenden > Navigationsfenster > Anlagen“ die Anhänge ein und öffnest die XML-Datei per Doppelklick. Alternativ zeigt ein Online-ZUGFeRD-Viewer die Daten direkt an.
Zum Ansehen nicht - das Sichtbild ist ein normales PDF. Um die strukturierten Daten übersichtlich zu prüfen und weiterzuverarbeiten, hilft ein E-Rechnungs-Viewer oder eine Software, die das XML automatisch ausliest und den Rechnungsinhalt als Felder anzeigt.
Eine XRechnung ist reines XML ohne PDF-Sichtbild. Öffnest du sie im Browser oder Editor, siehst du den Quelltext. Ein Viewer oder eine E-Rechnungs-Software bereitet die Felder lesbar auf - Rechnungskopf, Parteien, Positionen, Steuern und Summen.
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