ZUGFeRD erklärt: Hybrid-Rechnung, XRechnung & EN 16931
ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, EN 16931 - die Begriffe rund um die E-Rechnung sind verwirrend. Hier ist die verständliche Einordnung, was die Formate unterscheidet und welches du wann brauchst.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat: Es kombiniert eine ganz normale, für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit einer darin eingebetteten XML-Datei, die dieselben Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält.
Der Clou: Der Empfänger sieht die gewohnte PDF-Rechnung, kann sie aber gleichzeitig automatisch in seine Buchhaltung einlesen - ganz ohne manuelles Abtippen. Ein und dieselbe Datei funktioniert für beide Welten.
Kurz gesagt: ZUGFeRD = PDF (für Menschen) + XML (für Maschinen) in einer Datei. XRechnung dagegen ist reines XML.
EN 16931 - die gemeinsame Grundlage
Hinter allen aktuellen E-Rechnungsformaten steht die europäische Norm EN 16931. Sie definiert, welche Datenfelder eine elektronische Rechnung enthalten muss (z. B. Beträge, Steuersätze, Leistungszeitraum). ZUGFeRD (ab Version 2.x) und XRechnung sind beide EN-16931-konform - sie sind also unterschiedliche „Verpackungen“ desselben standardisierten Inhalts.
ZUGFeRD vs. XRechnung vs. Factur-X
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| ZUGFeRD | PDF + eingebettetes XML (hybrid) | B2B allgemein - flexibel, da auch ohne Software lesbar |
| XRechnung | Reines XML | Öffentliche Auftraggeber (Behörden) - oft mit Leitweg-ID |
| Factur-X | PDF + eingebettetes XML (hybrid) | Französisches Pendant zu ZUGFeRD - technisch identisch |
ZUGFeRD und Factur-X sind technisch dasselbe Format unter zwei Namen - eine deutsch-französische Gemeinschaftsentwicklung. Eine ZUGFeRD-Rechnung wird daher auch in Frankreich akzeptiert.
Welche Profile gibt es bei ZUGFeRD?
ZUGFeRD kennt mehrere „Profile“, die festlegen, wie viele Daten strukturiert vorliegen - von MINIMUM und BASIC bis EN 16931 (Comfort) und EXTENDED. Für die meisten Rechnungen ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl, weil es alle gesetzlich geforderten Felder abdeckt. Für Behörden gibt es zusätzlich das Profil XRechnung.
Brauche ich eine spezielle Software?
Zum Lesen reicht jeder PDF-Betrachter, weil die menschenlesbare Ansicht ein normales PDF ist. Zum Erstellen eines korrekten ZUGFeRD-Dokuments brauchst du jedoch ein Tool, das die XML nach EN 16931 erzeugt und valide in die PDF einbettet - denn schon kleine Formatfehler führen beim Empfänger zu Ablehnungen.
So hilft dir Fakturo: Fakturo erzeugt aus deinen Eingaben automatisch ein valides ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 - geprüft gegen die offiziellen KoSIT-Validierungsregeln. Für Behörden wechselst du mit einem Klick zu XRechnung inklusive Leitweg-ID. Du gibst nur die Rechnungsdaten ein, um die Technik kümmert sich Fakturo.
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