XRechnung an Behörden: Leitweg-ID verstehen und richtig eintragen
Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, kommt an der XRechnung und der Leitweg-ID nicht vorbei. Wir erklären, was die Leitweg-ID ist, wie sie aufgebaut ist, woher du sie bekommst und wie du sie in deine Rechnung einträgst.
XRechnung - das Format der öffentlichen Verwaltung
Während ZUGFeRD ein hybrides PDF mit eingebettetem XML ist, ist die XRechnung ein reines XML-Format. Sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland und - wie ZUGFeRD - konform zur europäischen Norm EN 16931. Für Behörden ist die XRechnung meist verpflichtend, weil sie besonders gut maschinell weiterverarbeitet werden kann.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die Käuferreferenz einer XRechnung. Im Datenmodell steht sie im Feld BT-10 (technisch BuyerReference). Ihre Aufgabe: Sie sorgt dafür, dass die Rechnung innerhalb der öffentlichen Verwaltung automatisch an die richtige empfangende Stelle geleitet wird. Ohne korrekte Leitweg-ID kann eine XRechnung an eine Behörde abgelehnt werden - das Feld ist dort ein Pflichtfeld.
Aufbau einer Leitweg-ID
Eine Leitweg-ID besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:
| Teil | Bedeutung |
|---|---|
| Grobadressierung | Angelehnt an den amtlichen Gemeindeschlüssel - identifiziert die Region/Ebene. |
| Feinadressierung (optional) | Verweist auf die konkrete Organisationseinheit innerhalb der Behörde. |
| Prüfziffer | Zwei Stellen zur Validierung der gesamten ID. |
Ein Beispiel für eine vollständige Leitweg-ID ist 05111-01001-54. Der genaue Aufbau ist standardisiert, damit die Zustellung eindeutig funktioniert.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Wichtig: Du kannst die Leitweg-ID nicht selbst erzeugen. Sie wird dir vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt - meist bereits mit dem Auftrag oder der Bestellung. Findest du sie nicht, frag deine Ansprechperson in der Behörde. Bund und Länder vergeben die IDs an ihre Stellen; die Behörde ist deine Bezugsquelle.
So trägst du die Leitweg-ID ein
- Erfasse die Rechnung wie gewohnt und wähle als Format XRechnung.
- Trage die vom Auftraggeber genannte Leitweg-ID im dafür vorgesehenen Feld (Käuferreferenz) ein.
- Prüfe die übrigen Pflichtangaben (Bestell- oder Vertragsnummer, korrekte Anschrift der Behörde).
- Versende die XRechnung über den vom Auftraggeber genannten Weg.
So hilft dir Fakturo: Für öffentliche Auftraggeber wechselst du mit einem Klick von ZUGFeRD zu XRechnung und hinterlegst die Leitweg-ID direkt an der Rechnung. Fakturo erzeugt daraus ein valides, EN-16931-konformes XML - geprüft gegen die offiziellen KoSIT-Regeln, damit die Behörde deine Rechnung nicht wegen Formatfehlern zurückweist.
Häufige Fragen zur Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die Käuferreferenz (Buyer Reference, Feld BT-10) in einer XRechnung an öffentliche Auftraggeber. Sie sorgt dafür, dass die Rechnung innerhalb der Verwaltung automatisch an die richtige Stelle geleitet wird - vergleichbar mit einer Postleitzahl für Behörden.
Die Leitweg-ID teilt dir der öffentliche Auftraggeber mit, für den du die Rechnung ausstellst. In der Regel steht sie in der Bestellung oder im Auftrag; andernfalls fragst du sie bei deiner Ansprechperson in der Behörde ab. Du kannst sie dir nicht selbst ausdenken.
Sie besteht aus bis zu drei durch Bindestriche getrennten Teilen: der Grobadressierung (angelehnt an den amtlichen Gemeindeschlüssel), einer optionalen Feinadressierung und einer zweistelligen Prüfziffer - zum Beispiel 05111-01001-54.
Für die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) verlangen Bund und viele Länder die XRechnung mit Leitweg-ID. Die genauen Regeln unterscheiden sich je nach Auftraggeber und Bundesland - kläre im Zweifel vorab, welches Format und welche Leitweg-ID gefordert sind.
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