E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht, Ausnahme und was 2025 wirklich gilt
Musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen stellen? Die kurze Antwort: ausstellen nein, empfangen ja. Wir erklären die Ausnahme nach § 34a UStDV, was du seit 2025 trotzdem tun musst und warum sich ein E-Rechnungs-Tool auch für dich lohnt.
Das Wichtigste in Kürze: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen können musst du sie aber seit dem 1. Januar 2025 - und zehn Jahre GoBD-konform aufbewahren.
Was ist ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Als Kleinunternehmer giltst du, wenn dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet und du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nimmst. Der praktische Effekt: Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine ab - dafür ist der Vorsteuerabzug für dich ausgeschlossen. Auf jeder Rechnung steht stattdessen ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Die Ausstellungspflicht - und warum du befreit bist
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich eingeführt. Grundsätzlich müssen inländische Unternehmen ihre Rechnungen an andere Unternehmen stufenweise als strukturierte E-Rechnung ausstellen - ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Für Kleinunternehmer gilt hier eine ausdrückliche Ausnahme: Nach § 34a UStDV sind von der Kleinunternehmerregelung erfasste Unternehmer nicht verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen auszustellen. Du darfst deinen Geschäftskunden also weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung schicken - und zwar dauerhaft, nicht nur während der Übergangsfristen.
Aber Achtung: „Nicht verpflichtet“ heißt nicht „nicht erlaubt“. Du darfst freiwillig eine E-Rechnung ausstellen - und viele Auftraggeber wünschen sich das inzwischen, weil sie die Rechnung dann automatisch verbuchen können.
Die Empfangspflicht gilt auch für dich - seit 2025
Der Teil, den viele übersehen: Die Empfangspflicht kennt keine Kleinunternehmer-Ausnahme. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen - auch du als Kleinunternehmer - in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
Technisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Damit ist es aber nicht getan: Du musst die empfangene E-Rechnung auch lesen, prüfen und ordnungsgemäß archivieren können. Genau hier liegt die eigentliche Aufgabe - dazu gleich mehr.
Aufbewahrung: 10 Jahre, GoBD-konform
Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten (dem XML). Diese musst du im Originalformat aufbewahren - ein Ausdruck genügt nicht. Es gelten die üblichen Grundsätze:
- Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.
- Unveränderbar und jederzeit lesbar (Grundsätze der GoBD).
- Das strukturierte Format (z. B. das eingebettete ZUGFeRD-XML) muss erhalten bleiben.
Wer eingehende E-Rechnungen nur als PDF ausdruckt und abheftet, erfüllt diese Anforderung streng genommen nicht. Sinnvoll ist ein Ablageort, der das Original samt XML revisionssicher speichert.
Was du als Kleinunternehmer jetzt konkret tun solltest
- Empfang einrichten: Lege ein E-Mail-Postfach fest, an das Lieferanten ihre E-Rechnungen schicken können.
- Lesbar machen: Sorge für ein Werkzeug, das ZUGFeRD und XRechnung öffnen und die enthaltenen Daten anzeigen kann.
- Revisionssicher archivieren: Speichere jede eingehende E-Rechnung im Original für zehn Jahre.
- Ausgangsrechnungen prüfen: Du kannst bei Papier/PDF bleiben - oder freiwillig auf E-Rechnung umsteigen, wenn Kunden es wünschen. Der § 19-Hinweis gehört in jedem Fall auf die Rechnung.
So hilft dir Fakturo: Fakturo nimmt deine Eingangsrechnungen entgegen, liest das strukturierte ZUGFeRD-/XRechnung-Format automatisch aus und bewahrt sie revisionssicher auf - damit erfüllst du die Empfangs- und Aufbewahrungspflicht ohne Zusatzsoftware. Und wenn du freiwillig E-Rechnungen stellen möchtest, erzeugt Fakturo korrekte Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Umsatzsteuer inklusive § 19-Hinweis - wahlweise als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung für Behörden.
Häufige Fragen von Kleinunternehmern
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind gemäß § 34a UStDV von der Pflicht befreit, strukturierte E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen ihren Geschäftskunden weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen schicken - auch über 2028 hinaus.
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen - also auch für Kleinunternehmer. Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach; die empfangene E-Rechnung musst du aber korrekt verarbeiten und GoBD-konform zehn Jahre aufbewahren.
Ja. Du darfst freiwillig strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) ausstellen. Viele Geschäftskunden bevorzugen das inzwischen, weil sie die Rechnung automatisch verbuchen können. Wichtig ist nur, dass die Rechnung den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG enthält und keine Umsatzsteuer ausweist.
Sendet dir ein Geschäftskunde eine E-Rechnung, gilt sie als zugestellt - unabhängig davon, ob du sie öffnen kannst. Für den Vorsteuerabzug und die ordnungsgemäße Buchhaltung musst du sie lesen und archivieren können. Fehlt dir das Werkzeug dafür, riskierst du Probleme bei einer Betriebsprüfung.
Für die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) gelten teils eigene Landesregelungen, die eine XRechnung verlangen können - unabhängig vom Kleinunternehmerstatus. Kläre im Zweifel mit der jeweiligen Behörde, welches Format und welche Leitweg-ID gefordert sind.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für die Beurteilung deines Einzelfalls wende dich bitte an deine Steuerberatung.
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